เรียนทุกท่าน
ผมเองเป็นคนเปิดประเด็นนี้ขึ้นมา เนื่องจากผมมีโอกาศไปดูงานทางด้าน HR.
กับกลุ่มบริษัทฯในต่างประเทศ แล้วผมถามเรื่อง JD ว่ามีหรือเปล่า ผลปรากฎว่า
ทุกคนทำท่า งงว่า JD มีไปเพื่ออะไร ซึ่งผมเองก็ งง ด้วย ว่าทำไมไม่มีกันหรือว่า
HR.ประเทศเหล่านั้นไม่รู้จัก.
สอบถามแล้ว HR. แต่ละประเทศพูดเหมือนกันว่า เป็นการจำกัดความสามารถ
ในการทำงาน และนวัตกรรมทางความคิด ทำให้พนักงานมีเงื่อนไขในการทำงาน
และทีสำคัญเป็นการขัดขวางการทำงานเป็นทีม โอ้ งง ไปเลยครับ
แต่จากข้อมูลของพี่ๆน้องๆและอาจารย์ ผมเก็บทุกข้อความเอาไว้อ่านเพื่อไขข้อข้องใจ
ต่อไป หาได้คำตอบที่ดีแล้วจะเอามาแชร์อีกครั้ง แต่ถ้าใครมีแนวความคิดอะไรก็ยัง
จะมาแชร์กันได้ต่อไปครับ
ขอบคุณทุกท่านครับ
สอสวรรค์
From: adisorn_pers@hotmail.com
To: tuck_y1967@hotmail.com; lovelyhrs@googlegroups.com; siamhrm@googlegroups.com
Subject: RE: [SIAMHRM.COM :0] เปิดประเด็นเรื่อง JD จำเป็นต้องมีหรือไม่
Date: Fri, 24 Dec 2010 16:21:32 +0700
สวัสดีครับ อดิศร ครับ
ขอบคุณมากครับที่เปิดประเด็นเรื่องนี้มา
ผมเองก็เคยมีปัญหาว่า พอมอบหมายงานนอกเหนือจาก JD. พนักงานก็จะท้วงติงขึ้นเหมือนกันครับ
ถ้าถามว่า JD. สำคัญมากแค่ไหน ก็ขอตอบว่า JD. เป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานบุคคลที่สำคัญมาก และขาดไม่ได้ครับ
แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นนั้น ก็เป็นเพราะ เราออกแบบไม่ดี หรือเราใช้ไม่เป็น หรือทั้งสองอย่างรวมกันไปครับ
สำหรับผมเอง JD. ที่เคยทำให้มีปัญหานั้น เกิดจากทั้งสองสาเหตุเลยครับ
และจากการศึกษาเรื่อง JD. ทั้งแบบลูกทุ่ง ทั้งแบบวิชาการ รวมทั้งคิดจากประสบการณ์ก็พอสรุปปัญหามาได้ดังนี้ครับ
1. การออกแบบ JD. มีสาระเนื้อหา ที่ยังไม่ครอบคลุมหรือชัดเจนเพียงพอ ขาดองค์ประกอบที่สำคัญ ๆ สำหรับใช้ในการบริหารและพัฒนาบุคลากร
JD. ที่ออกแบบมาอย่างถูกต้องนั้น จะต้องผ่านกระบวนการวิเคราะห์แผนผังโครงสร้างองค์กรออกมาเสียก่อน เพื่อที่จะได้มีความชัดเจนในขอบข่ายของบทบาทอำนาจหน้าที่
ในแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะต้องไม่ก้าวก่ายทับซ้อนกัน โดยเด็ดขาด และจะต้องมีความชัดเจนของระดับการบังคับบัญชาว่าใครขึ้นกับใครด้วย หลักการคือผู้บังคับบัญชาจะต้องมีคนเดียว
ในการบังคับบัญชาหน่วยงานของตนเอง บางแห่งเราจะพบว่า พนักงานคนเดียว ไปขึ้นกับการบังคับบัญชาของผู้บังคับบัญชามากกว่า 1 คน แล้วตกลงพนักงานจะเชื่อใคร
ก็ทำให้มีปัญหาในการบริหารครับ
นอกจากแผนผังการบังคับบัญชาแล้ว ก็ควรจะกำหนดแผนผังโครงสร้างหน้าที่งานเอาไว้ในแต่ละกลุ่มงานตามผังการบังคับบัญชานั้นด้วย
หน้าที่หลักที่กำหนดไว้ในแผนผังนั้น เราก็เอามาทำการวิเคราะห์ COMPETENCY ต่อไปอีก ว่าในแต่ละกลุ่มงานหรือแต่ละบุคคลนั้น จำเป็นต้องใช้ ความรู้ ทักษะ รวมทั้งคุณสมบัติอะไรบ้าง
ที่เพียงพอและเหมาะสมกับการปฏิบัติหน้าที่
ทั้งนี้เมื่อมีการแบ่งสายบังคับบัญชาที่ชัดเจนแล้ว ในแผนผังนั้นก็จะต้องมีการระบุถึงการประสานงานกันด้วยนะครับ ถ้าไม่ระบุเอาไว้แล้ว ก็จะเจอปัญหาทำงานไม่เป็นทีมกันได้
ซึ่งเมื่อเราได้แผนผังที่เหมาะสมออกมาแล้ว จึงค่อยมาเขียน JD. เอาไว้ในแต่ละตำแหน่งงานครับ
โดยรายละเอียดที่ระบุเอาไว้นั้น จะต้องกำหนดไปถึง คุณสมบัติต่าง ๆ ที่ตำแหน่งนั้นต้องการจากคนที่เข้ามาทำหน้าที่ให้ครอบคลุมด้วย คุณสมบัติที่ว่านี้
JD. บางฉบับ กำหนดเอาไว้เพียงแค่ วุฒิการศึกษา หรือประสบการณ์ เท่านั้น ซึ่งไม่เพียงพอครับ ควรจะใช้่หัวข้อ COMPETENCY มาเป็นตัวกำหนดจะครอบคลุมมากกว่า
ซึ่งจริง ๆ แล้วเราก็ยกเอาคุณสมบัติที่ได้กำหนดเอาไว้ในโครงสร้างหน้าที่นั้น มาใส่ไว้ใน JD. ได้เลยครับ
นอกจากเราจะใส่คุณสมบัติที่ครบถ้วนเอาไว้แล้ว ก็ต้องมาเขียนว่า ในตำแหน่งนั้น มีหน้าที่หลักอะไร ความคาดหวังในผลงานนั้นคืออะไร และมีการชี้วัดความสำเร็จอย่างไร
จะเรียกว่าเป็น KPI ก็ได้ครับ
และที่ต้องไม่ลืมก็คือ หน้าทีอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายเอาไว้ด้วย ซึ่งจะเป็นงานที่เราอาจจะมอบหมายให้นอกเหนือจากงานหลักก็ได้ เช่นทำกิจกรรม KAIZEN ก็ระบุเข้าไปได้เลยครับ
ใน JD. ควรระบุไปด้วยอีกว่าตำแหน่งหน้าที่นั้น ๆ จะต้องมีการประสานงานกับใคร เรื่องอะไรบ้าง มีข้อควรระวังเรื่องอะไร มีอำนาจหรือไม่ และอำนาจนั้นมีขอบเขตุแค่ไหน
ถ้าผู้ที่ดำรงตำแหน่งนั้นไม่อยู่ จะมอบอำนาจที่มีอยู่ในเรื่องอะไรให้กับใครได้บ้าง ใครเป็นผู้ประเมินผลผู้ดำรงตำแหน่งนี้บ้าง
มีช่องให้ผู้ดำรงตำแหน่ง ลงนาม มีผู้ทบทวนและผู้อนุมัติ
JD. ที่มีรายละเอียดทำนองนี้ จะสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากครับ
2. เมื่อออกแบบ JD. เอาไว้ดีแล้ว ปัญหาต่อไปที่พบมาก และผมเองก็มีประสบการณ์ตรงในเรื่องนี้ด้วยก็คือ เอา JD. ที่อุตส่าห์ออกแบบมาอย่างดีนี้ไปใช้จริงหรือไม่
หรือว่า เอาเก็บไว้ในแฟ้มเท่านั้น
ที่ถูกต้องแล้ว JD. จะต้องมีต้นฉบับ และสำเนา 2 ฉบับ
ต้นฉบับ เอาไว้ที่ฝ่ายบุคคล สำเนาฉบับหนึ่ง เอาไว้ที่ผู้บังคับบัญชาแต่ละหน่วยงาน และสำเนาอีกฉบับเอาไว้ที่ผู้ดำรงตำแหน่งหรือเจ้าตัวครับ
การเอาไปใช้นั้น เราจะใช้ตั้งแต่กระบวนการสรรหาเลยครับ ต้องการหาคนเข้าทำงานในตำแหน่งไหนก็ต้องหยิบเอา JD. ตำแหน่งนั้นมาเปิดดู มาใช้ในการออกแบบ
ข้อสอบ หรือแบบทดสอบต่าง ๆ รวมทั้งหัวข้อในการสัมภาษณ์ด้วย
เมื่อได้คนเข้ามาทำงานแล้ว เราก็เอา JD. นั้น มาอธิบายทุกประเด็นให้พนักงานใหม่เข้าใจถูกต้องตรงกัน เอาให้เคลียร์กันทุกเรื่องเลยครับ
และเปิดโอกาสให้เค้าได้ถามอย่างเต็มที่ด้วย ที่สำคัญอย่าลืมทำความเข้าใจกันด้วยนะครับ โดยหลักการของ JD, ที่ถูกต้องนั้น จะมีหัวข้อ COMPETENCY อยู่เรื่องหนึ่ง
ที่ระบุถึง ทักษะหรือความสามารถในการพัฒนางาน ซึ่งเป็นคุณสมบัติส่วนบุคคลที่สำคัญมาก ดังนั้น พนักงานจะต้องมีการพัฒนางานตัวเองด้วย ไม่ใช่ JD. กำหนดเอาไว้อย่างไร
ก็ทำไปแค่นั้น อีกประการหนึ่ง งานที่กำหนดไว้ใน JD. ไม่ใช่เป็นสิ่งตายตัว ที่ผู้อนุมัติและผู้ดำรงตำแหน่ง ต่างมีสิทธิที่จะปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ต่าง ๆ ได้
หากผู้ดำรงตำแหน่งเห็นว่า น่าจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไข ก็สามารถเข้ามาทบทวนกับผู้บังคับบัญชาได้ หรือหากผู้บังคับบัญชาเห็นว่าจะต้องปรับปรุงอะไร ก็สามารถเรียกผู้ดำรงตำแหน่งมาชี้แจง
หรือมาตกลงกันใหม่ได้ตลอดเวลาครับ เมื่อตกลงกันใหม่ได้แล้วก็อาจจะทดลองใช้และถ้าสามารถปฏิบัติได้จริงก็นำไปอนุมัติใหม่
และนี่คือ JD. ที่มีชีวิต ซึ่งจะช่วยให้องค์กรมีการพัฒนาได้เร็วขึ้น ลดปัญหาว่าพนักงานท้วงติงเจ้านาย หรือพนักงานทำงานตายตัวไปตาม JD. เท่านั้น
หากองค์กรมีการประเมิน COMPETENCY กันเมื่อใดก็ตาม ก็จะต้องเอา JD. นี้ในใช้ประกอบการพิจารณาและทำการทบทวนกันครับ
ถ้าประเมินทุก 3 เดือน ก็เอามาทุก 3 เดือน หรือถ้าประเมินผลงานประจำปีกันปีละครั้ง ก็เอา JD. มาใช้ในการพิจารณาคะแนนด้วยเสมอครับ
นอกจากนี้หากเราพบว่าพนักงานมีปัญหาอะไรเกี่ยวกับเรื่องงาน ก็เอา JD. มาใช้ได้ครับ เช่นพบว่าทำงานแล้วมีปัญหาเรื่องการประสานงาน ก็มาดูว่าเราออกแบบ
เรื่องการประสานงานใน JD. เอาไว้ดีหรือยัง ถ้ายังก็แก้ไข แต่ถ้าออกแยยดีแล้ว พนักงานปฏิบัติไม่ดี ก็ต้องแนะนำ สอนกัน ฝึกกันใหม่ครับ
ผมใช้ 2 เรื่องนี้แก้ปัญหาไปได้ระดับหนึ่งครับ แต่ก็ยังไม่สมบูรณ์มากนัก เพราะการ UP DATE ข้อมูลยังไม่ได้กำหนดกรอบเอาไว้แน่นอน ตั้งใจว่าจะเอามาทบทวนใหญ่
ในระดับผู้บริหารปีละ 1 ครั้ง พร้อมกับการทบทวนวิสัยทัศน์องค์กรครับ
และผู้บังคับบัญชารวมทั้งพนักงานบางคนยังไม่คุ้นเคยในการเอา JD มาใช้ประเมินตนเองครับ
ท่านใดมีอะไรเสริมก็รบกวนด้วยนะครับ
อดิศร
From: tuck_y1967@hotmail.com
To: siamhrm@googlegroups.com
Subject: [SIAMHRM.COM :0] เปิดประเด็นเรื่อง JD จำเป็นต้องมีหรือไม่
Date: Tue, 21 Dec 2010 17:04:48 +0700
เรียนทุกท่าน ผมอยากเปิดประเด็นเรื่อง จริงๆแล้ว JD สำคัญแค่ไหน
ถ้าไม่มี JD แล้วพนักงานก็ยังทำงานได้ หรือมี JD แล้ว พนักงานจะไม่
ทำงานเพิ่มนอกเหนือจาก JD หรือถ้าไม่มี JD แต่พนักงานรู้การทำงาน
โดยหน้าที่ และสามารถพัฒนาได้ตามหลักของ Kaizen
หลายท่านคิดยังไงบ้างครับ....รวมกันสร้างสรรค์
นายสอสวรรค์
--
- โปรดร่วมกัน เสวนา ถาม-ตอบ วันละ 1 กระทู้ สร้างความรู้ใหม่ได้ มหาศาล -
แนะนำ :
http://www.JobSiam.com : โปรโมชั่น*! ลงประกาศตำแหน่งงาน แถมฟรี สูงสุด 2 เดือน ถึง 31 ธันวาคม 2553 นี้
http://www.SiamHRM.com : สยามเอชอาร์เอ็ม ดอทคอม รวมพลคนทำงาน มากที่สุด
http://www.facebook.com/JobSiam ติดตามตำแหน่งงาน Update. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
คุณได้รับข้อความนี้เนื่องจากคุณเป็นสมาชิกกลุ่ม Google Groups กลุ่ม "บริหารทรัพยากรมนุษย์ ประเทศไทย"
- หากต้องการโพสต์ ถึงกลุ่มนี้ ให้ส่งอีเมลไปที่ siamhrm@googlegroups.com
- หากต้องการยกเลิกการเป็นสมาชิกกลุ่ม ส่งอีเมลไปที่ siamhrm+unsubscribe@googlegroups.com (ยืนยัน การยกเลิกใน Email อีกครั้ง.)
- หากต้องการดูกระทู้ หัวข้อ HR โปรดไปที่กลุ่มนี้โดยคลิกที่ http://groups.google.co.th/group/siamhrm?hl=th&pli=1
- เนื่องจากสมาชิกมีจำนวนมาก สมาชิกทุกท่าน ควรอ่านกติกา มารยาท และใช้เมล์กรุ๊ปร่วมกัน อย่างสร้างสรรค์
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น