สวัสดีครับ อดิศร ครับ
ขอบคุณมากครับที่เปิดประเด็นเรื่องนี้มา
ผมเองก็เคยมีปัญหาว่า พอมอบหมายงานนอกเหนือจาก JD. พนักงานก็จะท้วงติงขึ้นเหมือนกันครับ
ถ้าถามว่า JD. สำคัญมากแค่ไหน ก็ขอตอบว่า JD. เป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานบุคคลที่สำคัญมาก และขาดไม่ได้ครับ
แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นนั้น ก็เป็นเพราะ เราออกแบบไม่ดี หรือเราใช้ไม่เป็น หรือทั้งสองอย่างรวมกันไปครับ
สำหรับผมเอง JD. ที่เคยทำให้มีปัญหานั้น เกิดจากทั้งสองสาเหตุเลยครับ
และจากการศึกษาเรื่อง JD. ทั้งแบบลูกทุ่ง ทั้งแบบวิชาการ รวมทั้งคิดจากประสบการณ์ก็พอสรุปปัญหามาได้ดังนี้ครับ
1. การออกแบบ JD. มีสาระเนื้อหา ที่ยังไม่ครอบคลุมหรือชัดเจนเพียงพอ ขาดองค์ประกอบที่สำคัญ ๆ สำหรับใช้ในการบริหารและพัฒนาบุคลากร
JD. ที่ออกแบบมาอย่างถูกต้องนั้น จะต้องผ่านกระบวนการวิเคราะห์แผนผังโครงสร้างองค์กรออกมาเสียก่อน เพื่อที่จะได้มีความชัดเจนในขอบข่ายของบทบาทอำนาจหน้าที่
ในแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะต้องไม่ก้าวก่ายทับซ้อนกัน โดยเด็ดขาด และจะต้องมีความชัดเจนของระดับการบังคับบัญชาว่าใครขึ้นกับใครด้วย หลักการคือผู้บังคับบัญชาจะต้องมีคนเดียว
ในการบังคับบัญชาหน่วยงานของตนเอง บางแห่งเราจะพบว่า พนักงานคนเดียว ไปขึ้นกับการบังคับบัญชาของผู้บังคับบัญชามากกว่า 1 คน แล้วตกลงพนักงานจะเชื่อใคร
ก็ทำให้มีปัญหาในการบริหารครับ
นอกจากแผนผังการบังคับบัญชาแล้ว ก็ควรจะกำหนดแผนผังโครงสร้างหน้าที่งานเอาไว้ในแต่ละกลุ่มงานตามผังการบังคับบัญชานั้นด้วย
หน้าที่หลักที่กำหนดไว้ในแผนผังนั้น เราก็เอามาทำการวิเคราะห์ COMPETENCY ต่อไปอีก ว่าในแต่ละกลุ่มงานหรือแต่ละบุคคลนั้น จำเป็นต้องใช้ ความรู้ ทักษะ รวมทั้งคุณสมบัติอะไรบ้าง
ที่เพียงพอและเหมาะสมกับการปฏิบัติหน้าที่
ทั้งนี้เมื่อมีการแบ่งสายบังคับบัญชาที่ชัดเจนแล้ว ในแผนผังนั้นก็จะต้องมีการระบุถึงการประสานงานกันด้วยนะครับ ถ้าไม่ระบุเอาไว้แล้ว ก็จะเจอปัญหาทำงานไม่เป็นทีมกันได้
ซึ่งเมื่อเราได้แผนผังที่เหมาะสมออกมาแล้ว จึงค่อยมาเขียน JD. เอาไว้ในแต่ละตำแหน่งงานครับ
โดยรายละเอียดที่ระบุเอาไว้นั้น จะต้องกำหนดไปถึง คุณสมบัติต่าง ๆ ที่ตำแหน่งนั้นต้องการจากคนที่เข้ามาทำหน้าที่ให้ครอบคลุมด้วย คุณสมบัติที่ว่านี้
JD. บางฉบับ กำหนดเอาไว้เพียงแค่ วุฒิการศึกษา หรือประสบการณ์ เท่านั้น ซึ่งไม่เพียงพอครับ ควรจะใช้่หัวข้อ COMPETENCY มาเป็นตัวกำหนดจะครอบคลุมมากกว่า
ซึ่งจริง ๆ แล้วเราก็ยกเอาคุณสมบัติที่ได้กำหนดเอาไว้ในโครงสร้างหน้าที่นั้น มาใส่ไว้ใน JD. ได้เลยครับ
นอกจากเราจะใส่คุณสมบัติที่ครบถ้วนเอาไว้แล้ว ก็ต้องมาเขียนว่า ในตำแหน่งนั้น มีหน้าที่หลักอะไร ความคาดหวังในผลงานนั้นคืออะไร และมีการชี้วัดความสำเร็จอย่างไร
จะเรียกว่าเป็น KPI ก็ได้ครับ
และที่ต้องไม่ลืมก็คือ หน้าทีอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายเอาไว้ด้วย ซึ่งจะเป็นงานที่เราอาจจะมอบหมายให้นอกเหนือจากงานหลักก็ได้ เช่นทำกิจกรรม KAIZEN ก็ระบุเข้าไปได้เลยครับ
ใน JD. ควรระบุไปด้วยอีกว่าตำแหน่งหน้าที่นั้น ๆ จะต้องมีการประสานงานกับใคร เรื่องอะไรบ้าง มีข้อควรระวังเรื่องอะไร มีอำนาจหรือไม่ และอำนาจนั้นมีขอบเขตุแค่ไหน
ถ้าผู้ที่ดำรงตำแหน่งนั้นไม่อยู่ จะมอบอำนาจที่มีอยู่ในเรื่องอะไรให้กับใครได้บ้าง ใครเป็นผู้ประเมินผลผู้ดำรงตำแหน่งนี้บ้าง
มีช่องให้ผู้ดำรงตำแหน่ง ลงนาม มีผู้ทบทวนและผู้อนุมัติ
JD. ที่มีรายละเอียดทำนองนี้ จะสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้มากครับ
2. เมื่อออกแบบ JD. เอาไว้ดีแล้ว ปัญหาต่อไปที่พบมาก และผมเองก็มีประสบการณ์ตรงในเรื่องนี้ด้วยก็คือ เอา JD. ที่อุตส่าห์ออกแบบมาอย่างดีนี้ไปใช้จริงหรือไม่
หรือว่า เอาเก็บไว้ในแฟ้มเท่านั้น
ที่ถูกต้องแล้ว JD. จะต้องมีต้นฉบับ และสำเนา 2 ฉบับ
ต้นฉบับ เอาไว้ที่ฝ่ายบุคคล สำเนาฉบับหนึ่ง เอาไว้ที่ผู้บังคับบัญชาแต่ละหน่วยงาน และสำเนาอีกฉบับเอาไว้ที่ผู้ดำรงตำแหน่งหรือเจ้าตัวครับ
การเอาไปใช้นั้น เราจะใช้ตั้งแต่กระบวนการสรรหาเลยครับ ต้องการหาคนเข้าทำงานในตำแหน่งไหนก็ต้องหยิบเอา JD. ตำแหน่งนั้นมาเปิดดู มาใช้ในการออกแบบ
ข้อสอบ หรือแบบทดสอบต่าง ๆ รวมทั้งหัวข้อในการสัมภาษณ์ด้วย
เมื่อได้คนเข้ามาทำงานแล้ว เราก็เอา JD. นั้น มาอธิบายทุกประเด็นให้พนักงานใหม่เข้าใจถูกต้องตรงกัน เอาให้เคลียร์กันทุกเรื่องเลยครับ
และเปิดโอกาสให้เค้าได้ถามอย่างเต็มที่ด้วย ที่สำคัญอย่าลืมทำความเข้าใจกันด้วยนะครับ โดยหลักการของ JD, ที่ถูกต้องนั้น จะมีหัวข้อ COMPETENCY อยู่เรื่องหนึ่ง
ที่ระบุถึง ทักษะหรือความสามารถในการพัฒนางาน ซึ่งเป็นคุณสมบัติส่วนบุคคลที่สำคัญมาก ดังนั้น พนักงานจะต้องมีการพัฒนางานตัวเองด้วย ไม่ใช่ JD. กำหนดเอาไว้อย่างไร
ก็ทำไปแค่นั้น อีกประการหนึ่ง งานที่กำหนดไว้ใน JD. ไม่ใช่เป็นสิ่งตายตัว ที่ผู้อนุมัติและผู้ดำรงตำแหน่ง ต่างมีสิทธิที่จะปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ต่าง ๆ ได้
หากผู้ดำรงตำแหน่งเห็นว่า น่าจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไข ก็สามารถเข้ามาทบทวนกับผู้บังคับบัญชาได้ หรือหากผู้บังคับบัญชาเห็นว่าจะต้องปรับปรุงอะไร ก็สามารถเรียกผู้ดำรงตำแหน่งมาชี้แจง
หรือมาตกลงกันใหม่ได้ตลอดเวลาครับ เมื่อตกลงกันใหม่ได้แล้วก็อาจจะทดลองใช้และถ้าสามารถปฏิบัติได้จริงก็นำไปอนุมัติใหม่
และนี่คือ JD. ที่มีชีวิต ซึ่งจะช่วยให้องค์กรมีการพัฒนาได้เร็วขึ้น ลดปัญหาว่าพนักงานท้วงติงเจ้านาย หรือพนักงานทำงานตายตัวไปตาม JD. เท่านั้น
หากองค์กรมีการประเมิน COMPETENCY กันเมื่อใดก็ตาม ก็จะต้องเอา JD. นี้ในใช้ประกอบการพิจารณาและทำการทบทวนกันครับ
ถ้าประเมินทุก 3 เดือน ก็เอามาทุก 3 เดือน หรือถ้าประเมินผลงานประจำปีกันปีละครั้ง ก็เอา JD. มาใช้ในการพิจารณาคะแนนด้วยเสมอครับ
นอกจากนี้หากเราพบว่าพนักงานมีปัญหาอะไรเกี่ยวกับเรื่องงาน ก็เอา JD. มาใช้ได้ครับ เช่นพบว่าทำงานแล้วมีปัญหาเรื่องการประสานงาน ก็มาดูว่าเราออกแบบ
เรื่องการประสานงานใน JD. เอาไว้ดีหรือยัง ถ้ายังก็แก้ไข แต่ถ้าออกแยยดีแล้ว พนักงานปฏิบัติไม่ดี ก็ต้องแนะนำ สอนกัน ฝึกกันใหม่ครับ
ผมใช้ 2 เรื่องนี้แก้ปัญหาไปได้ระดับหนึ่งครับ แต่ก็ยังไม่สมบูรณ์มากนัก เพราะการ UP DATE ข้อมูลยังไม่ได้กำหนดกรอบเอาไว้แน่นอน ตั้งใจว่าจะเอามาทบทวนใหญ่
ในระดับผู้บริหารปีละ 1 ครั้ง พร้อมกับการทบทวนวิสัยทัศน์องค์กรครับ
และผู้บังคับบัญชารวมทั้งพนักงานบางคนยังไม่คุ้นเคยในการเอา JD มาใช้ประเมินตนเองครับ
ท่านใดมีอะไรเสริมก็รบกวนด้วยนะครับ
อดิศร
From: tuck_y1967@hotmail.com
To: siamhrm@googlegroups.com
Subject: [SIAMHRM.COM :0] เปิดประเด็นเรื่อง JD จำเป็นต้องมีหรือไม่
Date: Tue, 21 Dec 2010 17:04:48 +0700
เรียนทุกท่าน ผมอยากเปิดประเด็นเรื่อง จริงๆแล้ว JD สำคัญแค่ไหน
ถ้าไม่มี JD แล้วพนักงานก็ยังทำงานได้ หรือมี JD แล้ว พนักงานจะไม่
ทำงานเพิ่มนอกเหนือจาก JD หรือถ้าไม่มี JD แต่พนักงานรู้การทำงาน
โดยหน้าที่ และสามารถพัฒนาได้ตามหลักของ Kaizen
หลายท่านคิดยังไงบ้างครับ....รวมกันสร้างสรรค์
นายสอสวรรค์
--
- โปรดร่วมกัน เสวนา ถาม-ตอบ วันละ 1 กระทู้ สร้างความรู้ใหม่ได้ มหาศาล -
แนะนำ :
http://www.JobSiam.com : โปรโมชั่น*! ลงประกาศตำแหน่งงาน แถมฟรี สูงสุด 2 เดือน ถึง 31 ธันวาคม 2553 นี้
http://www.SiamHRM.com : สยามเอชอาร์เอ็ม ดอทคอม รวมพลคนทำงาน มากที่สุด
http://www.facebook.com/JobSiam ติดตามตำแหน่งงาน Update. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
คุณได้รับข้อความนี้เนื่องจากคุณเป็นสมาชิกกลุ่ม Google Groups กลุ่ม "บริหารทรัพยากรมนุษย์ ประเทศไทย"
- หากต้องการโพสต์ ถึงกลุ่มนี้ ให้ส่งอีเมลไปที่ siamhrm@googlegroups.com
- หากต้องการยกเลิกการเป็นสมาชิกกลุ่ม ส่งอีเมลไปที่ siamhrm+unsubscribe@googlegroups.com (ยืนยัน การยกเลิกใน Email อีกครั้ง.)
- หากต้องการดูกระทู้ หัวข้อ HR โปรดไปที่กลุ่มนี้โดยคลิกที่ http://groups.google.co.th/group/siamhrm?hl=th&pli=1
- เนื่องจากสมาชิกมีจำนวนมาก สมาชิกทุกท่าน ควรอ่านกติกา มารยาท และใช้เมล์กรุ๊ปร่วมกัน อย่างสร้างสรรค์
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น